Mit Ihren Kolleginnen und Kollegen reden. Ihre Ängste, Sorgen und Bedürfnisse aus erster Hand zu erfahren: Dazu dient die Sprechstunde, die Sie als Personalrat regelmäßig abhalten können – und sollten. Doch was sind eigentlich Ihre Rechte und Pflichten rund um die Sprechstunde? Und wie kann Ihre Dienststellenleitung dazwischenfunken? Hier sind die Antworten auf alle Ihre Fragen, die Sie als Personalrat zur Sprechstunde haben.
Kein Weg daran vorbei: Sprechstunden sind Ihr gutes Recht
Klar ist, wenn Sie als Personalrat Sprechstunden abhalten wollen, dann halten sie diese auch ab. Der Grund: Es ist Ihr gutes Recht. Aber auch Ihre freie Entscheidung: Als Personalrat können Sie während der Arbeitszeit regelmäßige Sprechstunden abhalten (§ 43 BPersVG).
Wann Sie Sprechstunden abhalten dürfen
Wie das Gesetz schon sagt: Sprechstunden dürfen Sie als Personalrat während der Arbeitszeit stattfinden lassen. Allerdings müssen Sie als Personalrat vorher mit Ihrer Dienststellenleitung noch zwei Sachen klären. Das sind
- die Zeit und
- der Ort
zu der bzw. an dem Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen reden wollen.
Warum Sie Sprechstunden abhalten dürfen
Der Zweck dieser Vorschrift ist es, den Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Dienststelle die Möglichkeit zu geben, während ihrer Arbeitszeit Ihnen als Personalrat
- Fragen,
- Beschwerden oder
- Anregungen vorzutragen.
Wichtiger Hinweis: Natürlich sollen alle Ihre Kolleginnen und Kollegen die Chance haben, Probleme zu besprechen und hierfür Ihren Rat als Personalrat einzuholen.
Aufgepasst: Die Arbeit darf nicht zur Nebenbeschäftigung werden
Hand aufs Herz: Mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zu reden, sie zu beraten und gemeinsam Lösungen zu finden, ist oft angenehmer, als am Arbeitsplatz zu sein, dem Vorgesetzen zu folgen und schlichtweg der wahren Tätigkeit nachzugehen. Das kann bei einigen Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Personalrat dazu führen, dass die eigentliche Arbeit schnell zu einer Nebenrolle wird.
Mein Tipp als Personalratsanwalt: Deshalb sollten Sie alle Ihre Kolleginnen und Kollegen, die mit der Durchführung der Sprechstunde betraut werden, eindrücklich darauf hinweisen, dass die Sprechstunde neben der Haupttätigkeit nur eine Nebenbeschäftigung wird. Bewegen Sie sich als Personalrat daher immer nur im Rahmen Ihrer gesetzlichen Rechte. Dann kann Ihre Dienststellenleitung eigentlich nur eins: Zuschauen!
Das sind Ihre Rechte als Personalrat bei der Sprechstunde
Als Personalrat entscheiden Sie immer noch eigenverantwortlich über die Durchführung von Sprechstunden. Lediglich hinsichtlich der Festlegung von Ort und Zeit der Sprechstunde ist eine Vereinbarung mit der Dienststellenleitung erforderlich.
Wichtiger Hinweis: Außerdem dürfen Sie als Betriebsrat frei entscheiden, wer diese Sprechstunden durchführt.
Sprechstunde: Das ist was für alle
Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen die Möglichkeit haben, auf eigene Initiative hin das Gespräch mit Ihnen als Personalrat suchen zu können.
Das Recht zur Teilnahme an den Sprechstunden steht
- allen Mitarbeitern zu, und damit auch
- den in Ihrer Dienststelle beschäftigten Leiharbeitnehmern (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)).
Als Personalrat entscheiden Sie ebenfalls in eigener Verantwortung über die Form der Sprechstunden sowie darüber, welches Mitglied mit der Durchführung der Sprechstunden beauftragt wird.
Keine Frage: Sprechstunden müssen bezahlt werden
Für die Dauer der Sprechstunden sind die hierfür beauftragten Mitglieder Ihres Personalrats von ihrer eigentlichen beruflichen Tätigkeit freigestellt. Natürlich unter Fortzahlung des Vergütungsanspruchs des jeweiligen Personalratsmitglieds.
Wichtiger Hinweis: Die Sprechstunden dürfen nur von einer Kollegin oder einem Kollegen aus Ihrem Personalrat abgehalten werden. Die Durchführung der Sprechstunden durch Dritte, wie zum Beispiel durch Gewerkschaftsmitglieder, ist gesetzlich ausgeschlossen.
Wann die Gewerkschaft dabei sein darf
Das heißt aber keineswegs, dass Ihre Gewerkschaft bei den Sprechstunden grundsätzlich draußen bleiben muss.
Wichtiger Hinweis: Werden Gewerkschaftsbeauftragte zu speziellen Beratungen hinzugezogen, ist auch das erlaubt und muss nicht von der Dienststellenleitung gesondert genehmigt werden.
Mein Tipp als Personalratsanwalt: Doch auch bei der Hinzuziehung der Gewerkschaft muss es nicht bleiben. Fehlen Ihren Mitgliedern im Personalrat, die mit der Durchführung der Sprechstunde beauftragt sind, in einem speziellen Fall die Sachkenntnisse, können Sie auch auf Fortbildungen oder auf die Hinzuziehung eines Sachverständigen pochen.
So funktioniert die Einladung von Sachverständigen
Sofern es notwendig ist, dürfen Sie als Personalrat auch Sachverständige zur Sprechstunde hinzuziehen.
Mein Tipp als Personalratsanwalt: Allerdings ist hierfür eine Vereinbarung mit Ihrer Dienststellenleitung vorab notwendig. Daran sollten Sie sich auch halten, um die Kosten im Rahmen zu halten.
Feste Regeln für Ihre Sprechstunde
Die Vereinbarung von Zeit und Ort der Sprechstunden kann mit Ihrer Dienststellenleitung entweder als
- Dienstvereinbarung oder
- Regelungsabrede getroffen werden.
Denn Ihre Dienststellenleitung darf mitentscheiden, wenn es um die folgenden Punkte geht:
- die zeitliche Lage der Sprechstunden,
- die Dauer und
- die Frage der Häufigkeit.
Deswegen ist es für Sie als Personalrat wichtig, diese Punkte im Rahmen einer Dienstvereinbarung so zu regeln, dass keine weiteren Fragen mehr offenbleiben und Ihre Kolleginnen und Kollegen, die die Sprechstunde abhalten, sich dabei auf sicherem rechtlichen Boden bewegen.
Wie, wann – und was ist mit den Kosten
Ihre Sprechstunden als Personalrat finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt.
Wichtiger Hinweis: Zur Arbeitszeit zählen keine Pausen. Das heißt: Ihre Dienststellenleitung kann Sie als Personalrat nicht verpflichten, ihre Sprechstunde zum Beispiel in der Frühstückspause abzuhalten, damit die Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden.
Die mit der Sprechstunde verbundenen Sachkosten und den Sachaufwand hat die Dienststelle zu tragen. Außerdem gilt: Ihre Dienststelle ist nicht berechtigt, wegen der Nutzung von Sprechstunden durch Sie als Personalrat das Arbeitsentgelt Ihrer Kolleginnen und Kollegen, die die Sprechstunden nutzen möchten, zu kürzen. Während der Zeit des Besuchs der Sprechstunden sind auch etwaige Zuschläge weiterzuzahlen, denn es gilt das Lohnausfallprinzip.
Wichtiger Hinweis: Allerdings sind Ihre Kolleginnen und Kollegen verpflichtet, sich vor dem Besuch Ihrer Sprechstunde als Personalrat bei ihrem Vorgesetzten abzumelden und nach Rückkehr wieder zurückzumelden. Ihre Kolleginnen und Kollegen sind aber in keinem Fall verpflichtet, der Dienststellenleitung den Grund ihres Besuchs bei Ihnen als Personalrat mitzuteilen.
Jeder darf zur Sprechstunde
Wird in Ihrer Dienststelle in mehreren Schichten gearbeitet, ist in der Praxis meist geregelt, die Sprechstunden so zu legen, dass den Kolleginnen und Kollegen aus jeder Schicht der Besuch der Sprechstunden während der Arbeitszeit möglich ist.
Wichtiger Hinweis: Ihr Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass Ihnen als Personalrat die erforderlichen Mittel für die Abhaltung der Sprechstunden zur Verfügung stehen. Das heißt:
- ein Besprechungsraum,
- Papier und
- ein Telefon.
Hausbesuche: Sogar das geht
Ihre Kollegin oder Ihr Kollege muss nicht unbedingt zur Sprechstunde im Personalratsbüro auftauchen. Die Initiative kann auch von Ihnen als Personalrat selbst ausgehen, indem sie die betroffene Kollegin bzw. den betroffenen Kollegen am Arbeitsplatz aufsuchen. Das gilt immer dann, wenn dies die konkreten Umstände erforderlich machen. Ihr Personalratsmitglied ist dabei nicht verpflichtet den Namen des Mitarbeiters anzugeben, den er aufsuchen möchte.
Wichtiger Hinweis: Liegt eine mehr als kurzfristige Arbeitsunterbrechung vor, müssen sich die Kolleginnen und Kollegen bei ihrem Vorgesetzten ab- und zurückmelden.
Besuch am Arbeitsplatz
Das Aufsuchen von Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz ist ein heißdiskutiertes Thema. Viele Vorgesetzte möchten nicht, dass sie als Personalrat Ihre Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz treffen.
Wichtiger Hinweis: Der Besuch von Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz durch Sie als Personalrat darf nicht in einer Art und Weise sowie Häufigkeit erfolgen, dass damit ein Aufsuchen der Sprechstunden durch die Kolleginnen und Kollegen – weil überflüssig – unterlaufen wird. Das würde dem Sinn von Sprechstunden entgegenlaufen.
Falsche Auskunft: Wann Sie als Personalrat haften
Wer berät, muss auch dafür haften. Klar, dass gilt im Normalfall für Anwälte, Steuerberater usw. Aber nicht für Sie als Personalratsmitglied! Eine persönliche Haftung für falsch erteilte Auskünfte kommt – mangels vertraglicher Beziehung zwischen Personalrat und der ratsuchenden Kollegen bzw. dem ratsuchenden Kollegen – nicht in Betracht.
Wichtiger Hinweis: Als Personalratsmitglied haften Sie nur dann für falsche Auskünfte, die in den Sprechstunden erteilt wurden, wenn diese grob fahrlässig oder vorsätzlich erteilt wurden (§ 823 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)).
Stand (06.03.2023)