Bei dem Wunsch Ihrer Kolleginnen und Kollegen nach einer Fort- oder Weiterbildung sagen die meisten Dienststellen nicht „Nein!“. Oft übernimmt der Dienstherr sogar noch die Kosten der Fort- oder Weiterbildung. So schnell und einfach kommt Ihre Dienststelle in Zeiten des Fachkräftemangels schließlich nicht mehr an qualifizierte Fachkräfte. Das Problem: Die suchen auch Arbeitgeber in der freien Wirtschaft – und zahlen dafür gut! Doch wegen der besseren Bezahlung wechseln dann manche Kolleginnen und Kollegen nach Abschluss der Fortbildung schnell. Mit Rückzahlungsklauseln versuchen viele Dienststellen sich die Kosten in diesen Fällen zurückzuholen.
Rückzahlung: So einfach lässt sich das regeln
Rückzahlungsklauseln können immer nur dort vereinbart werden, wo Ihr Mitarbeiter keinen gesetzlichen Anspruch auf die entsprechenden Leistungen hat. Es müssen also immer freiwillige Leistungen sein. Ob deren Rückzahlung wirksam geregelt ist, prüfen Sie am besten mit diesem Schnell-Check:
Schnell-Check: Nur so ist die Rückzahlung wirksam vereinbart
Ja | Nein | |
Wurde die Rückzahlungsvereinbarung rechtzeitig geschlossen, das heißt bevor die Kollegin oder der Kollege beispielsweise die Fortbildung angetreten hat. | ||
Ist die Rückzahlung klar und deutlich – also auch für die Kollegin oder den Kollegen verständlich – vereinbart worden? | ||
Wurde eine klare Vereinbarung für den Fall getroffen, dass die Kollegin oder der Kollege das Arbeitsverhältnis selbst kündigt? | ||
Gibt es eine eindeutige Regelung für den Fall, dass die Dienststellenleitung das Arbeitsverhältnis aus verhaltensbedingten Gründen kündigen muss? | ||
Wurde auf eine Rückzahlungspflicht verzichtet, wenn das Arbeitsverhältnis aus personenbedingten Gründen, also zum Beispiel wegen einer dauerhaften Erkrankung der Kollegin oder des Kollegen beendet wird? | ||
Ist auch an den Fall einer Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch einen Aufhebungsvertrag gedacht und hierfür ebenfalls eine Rückzahlungspflicht vereinbart? |
Haben Sie alle Fragen mit einem klaren „Ja“ beantwortet, ist die mit der Kollegin oder dem Kollegen getroffene Rückzahlungsvereinbarung für Fort- und Weiterbildungskosten nicht nur vollständig, sondern auch wirksam.
Wichtiger Hinweis: Zur Rückzahlung verpflichtet kann eine Kollegin oder ein Kollege aber nur sein, wenn er das Arbeitsverhältnis innerhalb der Bindungsphase
- selber beendet,
- einvernehmlich beendet oder
- die Beendigung schuldhaft herbeiführt.
In diesen Fällen ist besteht keine Rückzahlungspflicht
Nicht jedes Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis kann eine Rückzahlung von gewährten freiwilligen Leistungen rechtfertigen. Zugegeben: Das wäre auch ungerecht Ihrer Kollegin oder Ihrem Kollegen gegenüber. So ist eine Vereinbarung, die für den Fall geschlossen wird, dass
- die Kollegin oder der Kollege Mitarbeiter personenbedingt – also zum Beispiel wegen Krankheit – gekündigt wird,
- die Arbeitnehmerkündigung auf eine Vertragsverletzung durch den Dienstherrn zurückzuführen ist
- der Kollegin oder dem Kollege der Abbruch der Fortbildung nicht vorwerfbar ist – etwa bei Krankheit – oder
- die Kollegin oder der Kollege das Ausbildungsziel unverschuldet nicht erreicht
ist treuwidrig und somit unzulässig.
3 Zusatzfälle: Auch gibt’s keine Rückzahlungspflicht
Dasselbe gilt für Rückzahlungsklauseln
- für Berufsausbildungsverhältnisse. In diesen Fällen sind etwaige Rückzahlungsvereinbarungen per se immer unzulässig (§ 12 Absatz 2 Nr. 1 BBiG),
- für die Teilnahme von Mitgliedern des Personalrats an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen, deren Kosten der Dienstherr zu tragen hat, und
- in einem mit der Kollegin oder dem Kollegen geschlossenen Vertrag oder in einer Dienstvereinbarung.
Wichtiger Hinweis: Vertragliche oder durch eine Dienstvereinbarung getroffene Rückzahlungspflichten sind jedoch nur dann ausgeschlossen, sofern der Tarifvertrag bereits eine Regelung enthält,
- unter welchen Voraussetzungen und
- in welcher Höhe
Aus-, Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen zurückzuzahlen sind.
Bindungsdauer: Irgendwann ist Schluss mit der Rückzahlungspflicht
Rückzahlungsklauseln dürfen auch nicht willkürlich in Verbindung mit einer zu langen Bindung an die Dienststelle abgeschlossen sein. Zulässig sind solche Klauseln nur, wenn Fortbildungs- und Bindungsdauer der Rückzahlungsverpflichtung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Das heißt, die Kosten für die vom Dienstherrn finanziell unterstützte Aus- und Weiterbildungsmaßnahme einer Kollegin oder eines Kollegen dürfen nur für einen bestimmten Zeitraum zurückverlangt werden.
Eine Rückzahlungsklausel darf nicht dazu führen, dass die Kollegin oder der Kollehe eine Kündigungsbeschränkung erleidet und zu lange an Ihre Dienststelle gebunden wird (BAG, 5. 6. 2007, 9 AZR 604/06).
Das ist die Faustregel für die Bindungsdauer
Als Faustregel gilt: Je länger die Fortbildung gedauert hat und je höher die Fortbildungskosten waren, desto länger kann die Kollegin oder der Kollege an die Dienststelle gebunden werden. Hierbei ist eine gesonderte Betrachtung notwendig, und zwar hinsichtlich
- der Dauer der Bindung,
- der Dauer der Fortbildungsmaßnahme,
- der Höhe der aufgewendeten Kosten,
- der Freistellung der Kollegin oder des Kollegen und
- des Ausmaßes der der Kollegin oder dem Kollegen zufließenden Vorteile.
Übersicht: So lange darf eine Rückzahlung vereinbart werden
Dauer der Fortbildung | Maximale Bindungsdauer an die Dienststelle nach Ende der Fortbildung |
bis zu 1 Monat | bis zu 6 Monate |
bis zu 2 Monate | bis zu 1 Jahr |
bis zu 4 Monate | bis zu 2 Jahre |
6 bis 12 Monate | bis zu 3 Jahre |
mehr als 2 Jahre | bis zu 5 Jahre |
Für solche Fortbildungen sind Rückzahlungsvereinbarungen unwirksam
Wenn es ums Geld, gibt es häufig Streit. Das ist bei der Erstattung von Fort- und Weiterbildungskosten, die Ihr Dienstherr für Ihre Kollegimn oder für Ihren Kollegen übernommen oder an denen er sich beteiligt hat nicht anders. Deshalb gibt es inzwischen auch eine ganze Reihe von gerichtlichen Entscheidungen, die eine Rückzahlungspflicht für Kolleginnen und Kolegen ausschließen. Dieser Schnell-Check zeigt Ihnen, wann nach Meinung der Richter keine Rückzahlung verlangt werden darf:
Schnell-Check: Diese Kosten sind nicht rückzahlbar
Ja | Nein | |
Ist die Ausbildung, an der die Kollegin oder der Kollege teilnehmen soll, nur für die Dienststelle von Nutzen? | ||
Dient die Fortbildung lediglich der Auffrischung von Kenntnissen, die bei der Kollegin oder dem Kollegen bereits vorhanden sind? | ||
Handelt es sich um eine Schulung oder einen Lehrgang von nur kurzer, auf wenige Wochen beschränkter Dauer, die dazu dienen, die Kollegin oder den Kollegen in ein neues Arbeitsgebiet einzuweisen? | ||
Dient die Fortbildungsmaßnahme allein dem Zweck, die Kenntnisse der Kollegin oder des Kollegen an eine vom Dienstherrn veranlasste neue betriebliche Situation anzupassen, wie zum Beispiel bei der Einführung einer neuen Technik? |
Haben Sie auch nur bei einer dieser Fragen „Ja“ angekreuzt, ist die Vereinbarung einer Rückzahlungspflicht über die Kosten einer solchen Maßnahme unzulässig und damit unwirksam.
Wichtiger Hinweis: Das gilt auch dann, wenn in einem solchen Fall die Rückzahlungspflicht in einer Dienstvereinbarung mit Ihnen als Personalrat festgelegt wird.
Stand (09.12.2024)