Die ersten Wochen im neuen Jahr sind vorbei – und trotzdem stapeln sich in Ihrem Betriebsratsbüro noch Schriftstücke und Dokumente. Viele Betriebsräte gehen damit so um: Ab in einen Karton und in die Ecke. Da stauben die alten Akten dann vor sich hin. Das muss nicht sein. Was, wann weg kann.
So lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden
Ärgerlich ist, dass es keine genauen gesetzlichen Fristen gibt, wie lange Sie als Betriebsrat die Unterlagen in Ihrem Betriebsratsbüro aufbewahren müssen. Nach dem Datenschutz gilt aber folgendes:
Personenbezogene Daten sind so lange aufzubewahren, bis der Vorgang beendet ist. Erst dann müssen die Daten vernichtet oder gelöscht werden.
Mein Tipp als Betriebsratsanwalt: Trotzdem ist eine Aufbewahrung in aller Regel für die Dauer von drei Jahren empfehlenswert, da die gesetzliche Verjährungsfrist erst nach dieser Zeit abläuft.
Wichtiger Hinweis: Wenn der Inhalt der Unterlagen darüber hinaus rechtlich bedeutsam ist, endet die Aufbewahrungspflicht für Sie als Betriebsrat nicht mit dem Ablauf Ihrer Amtsperiode. Deshalb sollten Sie Ihr Betriebsratsbüro bei Beendigung der Amtszeit nicht komplett leergeräumt übergeben.
3 Schritte: So sind Sie immer gut organisiert
| Schritt Nr. 1 | Prüfen Sie die „Altlasten“ in Ihrem Betriebsratsbüro Das heißt: Sichten Sie zuerst alle Akten und Dateien und vernichten Sie nur das, was nicht mehr benötigt wird. Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass Akten richtig geschreddert und Dateien ordnungsgemäß gelöscht werden. |
| Schritt Nr. 2 | Das gilt bei Digitalisierung Um Platz schaffen, ist es sinnvoll, Schriftstücke und Unterlagen erst zu scannen – also zu digitalisieren – bevor diese in den Schredder wandern. Das spart Platz und die Akten bleiben trotzdem aufbewahrt. |
| Schritt Nr. 3 | Weiteres Chaos vermeiden Vermeiden Sie, dass sich in Ihrem Betriebsratsbüro im Handumdrehen wieder die Akten stapeln: Tragen Sie sich für jeden Vorgang eine Wiedervorlage ein. Ist keine Aufbewahrung mehr erforderlich und sind die Dokumente digitalisiert, können die Akten vernichtet werden. |
Wichtiger Hinweis: Haben Sie sich entschieden, bestimmte Akten oder Daten nicht weiter aufzubewahren, sind Sie als Betriebsrat für die ordnungsgemäße Vernichtung der Akten verantwortlich.
Mein Tipp als Betriebsratsanwalt: Ein guter Aktenvernichter bzw. Schredder gehört in jedes ordentliche Betriebsratsbüro. Möchten Sie als in demnächst Ihr Betriebsratsbüro aufräumen, sollten Sie sich von Ihrem Arbeitgeber „grünes Licht“ für die Anschaffung eines solchen Geräts geben lassen.
Muster: So bekommen Sie endlich einen Aktenvernichter
An die Geschäftsleitung
Beschlussmitteilung über die Anschaffung von Sachmitteln
Sehr geehrte Damen und Herren,
als Betriebsrat haben wir in unserer Sitzung am … beschlossen, folgendes Sachmittel anzuschaffen:
ein Aktenvernichter,
Marke: …
Modell: …
Anschaffungspreis: … €
Das vorbezeichnete Sachmittel ist für die Arbeit des Betriebsrats erforderlich. Deshalb beantragen wir die Kostenübernahme durch Sie als Arbeitgeber. Sobald uns die Rechnung für das Sachmittel vorliegt, werden wir diese sofort an Sie weiterleiten.
…, den … Unterschrift Betriebsratsvorsitzende(r)
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