In vielen Dienststellen funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Dienstherrn nicht. Dabei liegt das oft gar nicht an der Dienststellenleitung. Und erst recht nicht an Ihnen als Personalrat. Der Hauptschuldige ist vielmehr: eine miese Kommunikation. Die lässt die sich schnell verbessern.
Klären Sie die Zuständigkeiten
Das Wichtigste: Die Kommunikation in Ihrer Dienststelle zwischen Ihnen und der Dienststellenleitung muss stimmen. Sorgen Sie für feste Ansprechpartner auf beiden Seiten. Mit dem Dienstherrn sollte unbedingt vereinbart werden
- wer wofür zuständig ist,
- wohin sich welches Personalratsmitglied wenden kann,
- wer in der Dienststellenleitung als unmittelbarer Gesprächspartner zur Verfügung steht.
Mein Tipp als Personalratsanwalt: Das klingt vielleicht selbstverständlich, aber prüfen Sie, ob Sie als Personalrat organisatorisch diese Voraussetzungen in Ihrer Dienststelle etabliert haben. Denn noch immer gibt es in vielen Dienststellen zu viele Unklarheiten bei diesen Zuständigkeiten.
Wenn alle tun, was Sie wollen, aber keiner, was er soll
Beispiel: Auf den Ansprechpartner muss Verlass sein! Als Personalrat stehen Sie in der Praxis oft vor dem Problem, dass die Fachbereiche Ihrer Dienststelle im „Alleingang“ auf Sie zukommen, um neue Maßnahmen vorzustellen. Eigentlich ist das Personalamt Ihr offizieller Ansprechpartner als Personalrat. Im Gegenzug gehen manchmal einzelne Personalratsmitglieder in die Fachbereiche, um sich vor Ort über die Neuerungen zu informieren.
Folge: Kein guter Zustand. Sorgen Sie dafür, dass klare Regeln nicht nur bestehen, sondern auch unbedingt eingehalten werden. Andernfalls kommt die Kommunikation mit dem Dienstherrn – und hier besonders dem Personalamt– schnell ins Stocken.
7 Tipps: So funktioniert die Kommunikation mit dem Dienstherrn
Tipp Nr. 1 | Treffen Sie mit Ihrem Dienstherrn verbindliche Regeln, in denen zum Beispiel für Anhörungen oder für Auskünfte festgelegt wird, wer auf jeder Seite zuständig ist. |
Tipp Nr. 2 | Prüfen, welches Personalratsmitglied auf welches Thema spezialisiert ist. Ihr Vorteil: Ein Experte, der weiß, wovon er redet, kann nicht nur besser sondern vor allem schneller mit der Dienststellenleitung verhandeln. |
Tipp Nr. 3 | Vereinbaren Sie mit Ihrem Dienstherrn regelmäßige Gespräche zum Informationsaustausch. Mindestens alle 14 Tage sollten Sie nach einem vorher festgelegten Rhythmus zu diesem Zweck an einem Tisch sitzen. |
Tipp Nr. 4 | Pflegen Sie als Personalrat den täglichen Dialog mit Ihrer Dienststellenleitung, zum Beispiel in dem Sie jeden Tag kurz im Personalamt vorbeischauen und sich danach erkundigen, ob alles läuft. |
Tipp Nr. 5 | Sorgen Sie dafür, dass die gemeinsamen Ausschusssitzungen von Ihrer Seite aus immer gut vorbereitet werden. |
Tipp Nr. 6 | Etablieren Sie in Ihrer Dienststelle gemeinsame Projekt-Teams oder Fach-Arbeitsgruppen. |
Tipp Nr. 7 | Vereinbaren Sie Klausurtagungen, vor allem wenn es um Änderungen in der Dienststelle oder umfassende Vereinbarungen geht. |
Ausschüsse: Wann der „kleine Dienstweg“ nützlich ist
Selbst wenn Ihr Dienstherr den Sinn und Zweck der häufigen Ausschusssitzungen in Frage stellen, sind sie doch eine optimale Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und dauerhaft aufrechtzuerhalten. Hier wird die tägliche Zusammenarbeit gepflegt und ein persönlicher Kontakt zu einzelnen Vertretern der Dienststellenleitung aufgebaut.
So einfach lassen sich Probleme lösen
Nutzen Sie diesen „kleinen Dienstweg“. Meist lassen sich in den Ausschusssitzungen Probleme lösen, ohne dass es zu einer größeren Auseinandersetzung kommen muss.
In den Ausschusssitzungen haben Sie die Chance, mit einzelnen Arbeitgebervertretern eine intensive Zusammenarbeit aufzubauen, die sich später positiv für Sie bezahlt macht.
Mein Tipp als Personalratsanwalt: Führen Sie die jeweilige Ausschussarbeit wöchentlich, 14-täglich, 1-mal im Monat oder vierteljährlich turnusmäßig durch. Hier werden dann im Regelfall auch die Dinge beiläufig besprochen, von denen Sie als Personalrat oder der Dienstherr überhaupt nicht oder viel zu spät etwas mitbekommen. Bei diesen regelmäßigen Treffen bekommen Sie also so manche Information, die im täglichen Geschäft vielleicht verloren ginge.
Stand (02.09.2024)