Einfach mal zuhören. Das sollten Sie Personalrat regelmäßig tun. Dazu gibt’s die Sprechstunde. Die ideale Zeit, um sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen. Das sind Ihre Rechte und Pflichten als Personalrat rund um die Sprechstunde.

Das ist der richtige Zeitpunkt

Lassen Sie sich nicht davon abhalten, sich die Sorgen und Ängste Ihrer Kolleginnen und Kollegen in der Dienststelle anzuhören – und das müssen Sie nicht etwa nach Feierabend tun. Denn als Personalrat dürfen Sie die Sprechstunden während der Arbeitszeit abhalten (§ 45 Abs. 1 Satz 1 BPersVG).

Mein Tipp als Personalratsanwalt: Stimmen Sie aber vor der Einrichtung der Sprechstunden die Zeit und den Ort mit Ihrer Dienststellenleitung ab, damit es nicht zu Interessenkollisionen kommt.

Dafür sind die Sprechstunden da

Der Zweck der Sprechstunde ist, Ihren Kolleginnen und Kollegen in der Dienststelle die Möglichkeit zu geben, während ihrer Arbeitszeit Ihnen als Personalrat

• Fragen, 
• Beschwerden oder 
• Anregungen

vorzutragen. 

Wichtiger Hinweis: Außerdem sollen alle Ihre Kolleginnen und Kollegen die Chance haben, Probleme zu besprechen und hierfür Ihren Rat als Personalrat einzuholen.

Pauschaler Verdacht: Was viele Dienststellenleitungen denken

Wenn Sie als Personalrat mit Ihren Kolleginnen und Kollegen reden, ohne das der Dienstherr dabei ist, sorgt das bei vielen Dienststellenleitungen für ein ungutes Gefühl. Denn das kennt jeder: Wer bei einem Gespräch nicht dabei ist, der hegt schnell den Verdacht, dass – weil nicht mit ihm – über ihn geredet wird. Das ändert aber nichts an Ihrem Recht als Personalrat, Sprechstunden einrichten und abhalten zu können.

Das sind Ihre Rechte rund um die Sprechstunde

Eines gleich vorweg: Über die Durchführung der Sprechstunden entscheidet nur einer: Das sind Sie als Personalrat! Und zwar eigenverantwortlich. Nur bei der Festlegung von 

• Ort und 
• Zeit 

der Sprechstunden müssen Sie sich mit Ihrer Dienststellenleitung einigen. 

Mein Tipp als Personalratsanwalt: Das tun Sie als Personalrat am besten in einer nur für diesen Zweck ausgehandelten Dienstvereinbarung, die Ort und Zeit der Sprechstunden schwarz auf weiß festlegt.

Wichtiger Hinweis: Außerdem sind Sie als Personalrat frei in Ihrer Entscheidung, wer die Sprechstunden durchführt.

Sprechstunde: Wer kommen darf

Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen die Möglichkeit haben, auf eigene Initiative hin das Gespräch mit Ihnen als Personalrat suchen zu können. 

Das Recht zur Teilnahme an den Sprechstunden steht 

• allen Ihren Kolleginnen und Kollegen in der Dienststelle zu, und damit auch
• den in Ihrer Dienststelle beschäftigten Leiharbeitnehmern (§ 14 Absatz 2 Satz 2 AÜG). 

Über das „Ob“ entscheiden nur Sie

Als Personalrat entscheiden Sie ebenfalls in eigener Verantwortung über 

• die Form der Sprechstunden sowie darüber, 
• welches Mitglied mit der Durchführung der Sprechstunden beauftragt wird. 

Das heißt, Sie können Sprechstunden einrichten, müssen es aber nicht (§ 45 Abs. 1 Satz 1 BPersVG).

Freistellung: Daran muss sich Ihre Dienststellenleitung halten

Für die Dauer der Sprechstunden sind die hierfür beauftragten Personalratsmitglieder von ihrer beruflichen Tätigkeit freigestellt. 

Wichtiger Hinweis! Natürlich unter Fortzahlung des Vergütungsanspruchs des jeweiligen Personalratsmitglieds. 

Auch für die Gewerkschaft steht die Tür offen

Oft werden auch Gewerkschaftsbeauftragte zu speziellen Beratungen hinzugezogen. Auch das ist erlaubt und muss von Ihrer Dienststellenleitung nicht gesondert genehmigt werden. 

Sogar Sachverständige dürfen dabei sein

Sofern es notwendig ist, dürfen Sie als Personalrat sogar Sachverständige zu der Sprechstunde hinzuziehen. 

Mein Tipp als Personalrats-Anwalt: Allerdings ist hierfür eine Vereinbarung mit Ihrer Dienststellenleitung vorab notwendig. Sonst kann es sein, dass Sie als Personalrat auf den Kosten für den hinzugezogenen Experten sitzen bleiben.

Wichtiger Hinweis: Die Vereinbarung von Zeit und Ort der Sprechstunden kann mit Ihrer Dienststellenleit entweder als 

• Dienstvereinbarung oder 
• Regelungsabrede 

getroffen werden. 

Wo Ihre Dienststellenleitung sich einmischen darf

Ihre Dienststellenleitung darf mitentscheiden, wenn es um die 

• zeitliche Lage der Sprechstunden, 
• die Dauer und 
• die Frage der Häufigkeit

geht.

Wichtiger Hinweis: Falls Sie sich hierüber mit Ihrer Dienststelle nicht einigen können, entscheidet die Einigungsstelle. 

Der Spruch der Einigungsstelle ersetzt die – fehlende – Einigung zwischen Ihnen als Personalrat und Ihrer Dienststellenleitung. 

Was mit den Kosten passiert

Ihre Sprechstunden als Personalrat finden – wie gesagt – grundsätzlich während der Arbeitszeit statt (§ 45 Abs. 1 Satz 1 BPersVG).

Wichtiger Hinweis: Zur Arbeitszeit zählen keine Pausen. Das heißt: Ihre Dienststellenleitung  kann von Ihnen als Personalrat nicht verlangen, dass Sie Ihre Sprechstunde zum Beispiel in der Frühstückspause abhalten, damit die Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden.

Die mit der Sprechstunde verbundenen Sachkosten und den Sachaufwand hat Ihre Dienststellenleitung zu tragen.

Tür zu: Was in der Sprechstunde passiert, bleibt in der Sprechstunde

Alle Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Dienststelle haben das Recht, Sle als Personalrat während der Sprechstunden aufzusuchen. Allerdings muss es dabei um ein Thema gehen, dass mit ihrer Stellung als Beschäftigte der Dienststelle zusammenhängt und in Ihren Aufgabenbereich als Personalrat fällt. Zu den möglichen Themen der Sprechstunde gehören beispielsweise 

• die Entgegennahme und Erörterung von Beschwerden über das Verhalten von Vorgesetzten oder anderen Arbeitnehmern, 
• Beratungen in vertraulichen Angelegenheiten, wie etwa Schwangerschaften, Pfändungen, Teilzeitarbeit oder drohenden Auswirkungen in einem Strafverfahren, sowie 
• sonstige dienstliche Angelegenheiten.

Wichtiger Hinweis: Nicht erforderlich ist es, dass sich der betreffende Mitarbeiter vorab bei Ihnen beschwert hat. 

Geheimhaltung: Daran führt kein Weg vorbei

Allerdings ist das betreffende Personalratsmitglied, dass die Sprechstunde abhält, in vertraulichen Angelegenheiten zur Diskretion und Geheimhaltung verpflichtet. 

Wann Sie als Personalrat Rechtsberatung leisten dürfen

Zulässig ist auch eine Rechtsberatung durch Sie als Personalrat. Da sie dies nicht geschäftsmäßig betreiben, liegt kein Verstoß gegen das Rechtsberatungsgesetz vor. 

Es muss aber immer um Fragen gehen, die mit dem konkreten Arbeitsverhältnis zu tun haben. Keine zulässigen Themen für die Erörterung mit Ihnen als Personalrat in den Sprechstunden sind: 

• persönliche Angelegenheiten einer Kollegin oder eines Kollegen, die in keinem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wie etwa Rechtsfragen eines rein privaten Verkehrsunfalls,
• gewerkschaftliche Fragen, wie Fragen der Mitgliederwerbung oder
• Informationen zu laufenden Tarifverhandlungen. 

Außerdem gilt: Ihr Diebstherr ist nicht berechtigt, wegen der Nutzung von Sprechstunden des Personalrats das Arbeitsentgelt Ihrer Kolleginnen und Kollegen zu kürzen (§ 39 Absatz 3 BetrVG). Während der Zeit des Besuchs der Sprechstunden sind auch etwaige Zuschläge weiterzuzahlen, denn es gilt das Lohnausfallprinzip. 

Wichtiger Hinweis: Allerdings sind Ihre Kolleginnen und Kollegen verpflichtet, sich vor dem Besuch der Sprechstunden des Personalrats bei ihrem Vorgesetzten abzumelden und nach Rückkehr wieder zurückzumelden. Ihre Kolleginnen und Kollegen sind aber niemals verpflichtet, der Dienststellenleitung den Grund des Besuchs bei Ihnen als Personalrat mitzuteilen.

Mehrschicht-Betrieb: Jeder muss zur Sprechstunde kommen können

Wird in Ihrem Betrieb in mehreren Schichten gearbeitet, ist es betrieblich meist geregelt, die Sprechstunden so zu legen, dass den Kolleginnen und Kollegen in jeder Schicht der Besuch der Sprechstunden während der Arbeitszeit möglich ist. 

Wichtiger Hinweis: Ihre Dienststellenleitung ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Ihnen als Personalrat die erforderlichen Mittel für die Abhaltung der Sprechstunden zur Verfügung stehen. Das heißt also zum Beispiel:

• Einen Besprechungsraum, 
• Papier und 
• Telefon. 

Hausbesuche: Selbst das dürfen Sie als Personalrat

Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen nicht unbedingt persönlich zur Sprechstunde im Personalratsbüro auftauchen. Die Initiative kann auch von Ihnen als Personalrat selbst ausgehen, indem sie den betroffenen Mitarbeiter am Arbeitsplatz aufsucht. Das gilt immer dann, wenn dies die konkreten Umstände erforderlich machen. 

Mein Tipp als Personalratsanwalt: Als Personalratsmitglied sind Sie übrigens nicht verpflichtet den Namen der Kollegin oder des Kollegen anzugeben, den sie aufsuchen möchten. 

Wichtiger Hinweis: Liegt aber nicht nur eine kurzfristige Arbeitsunterbrechung vor, müssen sich die betroffenen Kolleginnen und Kollegen bei ihrem Vorgesetzten abmelden und auch wieder zurückmelden. 

Das Aufsuchen von Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz ist in vielen Dienststellen ein heißdiskutiertes Thema. Viele Vorgesetzte möchten – aus gutem Grund – nicht, dass Sie als Personalrat die Kolleginnen und Kollegen an ihrem Arbeitsplatz treffen. 

Mein Tipp als Personalratsanwalt: Der Besuch von Kolleginnen und Kollehen am Arbeitsplatz durch Sie als Personalrat darf nicht in einer Art und Weise sowie Häufigkeit erfolgen, dass damit ein Aufsuchen der Sprechstunden durch die Arbeitnehmer – weil überflüssig – unterlaufen wird. Das würde dem Sinn von Sprechstunden entgegenlaufen. 

Falsche Auskunft: Wann Sie als Personalrat haften

Wer berät, muss auch dafür haften. Klar, dass gilt im Normalfall. Aber nicht für Sie als Personalratsmitglied. Eine persönliche Haftung für falsch erteilte Auskünfte kommt – mangels vertraglicher Beziehung zwischen Ihnen als Personalrat und der Kollegin bzw. dem Kollegen – nicht in Betracht. 

Wichtiger Hinweis: Als Personalratsmitglied haften Sie nur dann für falsche Auskünfte, die in den Sprechstunden erteilt wurden, wenn diese grob fahrlässig oder vorsätzlich waren (§ 823 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)). Da bei einer falschen Auskunftserteilung wohl allenfalls ein Vermögensschaden in Betracht kommt, ist eine Haftung auf die Fälle einer vorsätzlichen sittenwidrigen Schädigung beschränkt (§ 826 BGB). Und das ist so gut wie nie nachweisbar.

Stand (03.03.2025)