Jeder Beschäftigte in Deutschland, gleichgültig, ob in der freien Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst, hat eine Personalakte. Diese fasst zusammen, was der Arbeitgeber über seine Beschäftigten weiß oder zu wissen glaubt. Die Personalakte enthält damit viele höchst persönliche und vertrauliche Informationen. Die meisten Arbeitgeber sammeln in einer Personalakte alle für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Unterlagen. Doch was steht in dieser Akte überhaupt drin? Einheitlich sind diese nämlich nicht, denn Vorgaben, wie eine Personalakte auszusehen hat, gibt es keine. Das entscheidet Ihr Arbeitgeber allein. Aber Sie als Schwerbehindertenvertretung haben dabei auch Einsichtsmöglichkeiten.

Jeder Beschäftigte hat ein Einsichtsrecht in seine Personalakte

Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf Einsicht in die ihn betreffenden Personalunterlagen des Arbeitgebers, das ist in § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgelegt. Auch Sie können also Ihre eigene Personalakte uneingeschränkt einsehen. Einen Grund dafür müssen Sie Ihrem Arbeitgeber oder Dienstherren nicht nennen. Denn diese Akte beinhaltet Ihre höchst persönlichen Daten, weshalb Sie das Recht haben zu erfahren, welche Dokumente der Arbeitgeber aufbewahrt.

Aber auch das Einsichtsrecht hat Grenzen

Es gibt dabei natürlich nachvollziehbare Grenzen, denn auch wenn das Einsichtsrecht zwar besteht, ist jederzeitige Einsicht nicht zu erwarten. Aber in den üblichen Bürozeiten muss der Arbeitgeber oder Dienstherr das Recht gewähren. 

Natürlich dürfen Ihre Kolleginnen und Kollegen das Einsichtsrecht auch nicht missbräuchlich nutzen. Wiederholte Einsichtnahmen in kurzen Abständen ohne erkennbare und zu erwartende Änderungen in der Akte seitens des Arbeitgebers können verweigert werden. Aber wie immer gilt: Dies hängt von den spezifischen Umständen des Einzelfalls ab.

Wichtig: Selbstnach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht ein Anspruch auf Einsicht in die Personalakte beim ehemaligen Arbeitgeber. Und auch hierfür muss dem alten Arbeitgeber oder Dienstherren kein konkretes und berechtigtes Interesse nachgewiesen werden.

Vertrauenspersonen: Wer sonst noch (mit) in die Personalakte schauen darf

Beschäftigte dürfen, wenn sie ihre Personalakte einsehen möchten, auch Vertrauenspersonen hinzuziehen. Das kann ein Mitglied des Betriebsrats in der freien Wirtschaft (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG) oder des Personalrates im öffentlichen Dienst sein, für die es vergleichbare Regelungen auf Bundes- und Ländereben gibt (z. B. § 68 BPersVG).

Wichtig: Auch Sie als Schwerbehindertenvertretung gehören zu diesen Vertrauenspersonen. Denn kaum bekannt ist, dass schwerbehinderte und gleichgestellte Beschäftigte auch die SBV hinzuziehen dürfen, wenn sie ihre Personalakten einsehen und prüfen (§ 178 Abs. 3 SGB IX).

Und dieses Recht ist nicht zu unterschätzen, denn gerade schwerbehinderte Menschen benötigen hier speziell geschulten Beistand, besonders bei sensiblen gesundheitsbezogenen Daten. Da ist Ihre Erfahrung als SBV aus BEM-Abläufen und anderen Verfahren natürlich unbezahlbar. Sie können die schwerbehinderten Kolleginnen und Kollegen fachkundig beraten, vor allem bei der Frage, ob es einen Anspruch auf das Entfernen unrichtiger oder überholter Angaben gibt.

Tipp: Da nicht aktuelle Unterlagen vielleicht zu falschen Schlussfolgerungen führen, ist es wichtig, bei den Personalakten auf Aktualität zu achten. Empfehlen Sie Ihren schwerbehinderten Kolleginnen und Kollegen mindestens einmal im Jahr Einblick in die Personalakte zu nehmen. Sie als SBV können sie natürlich dazu begleiten.

Was Sie beachten sollten, wenn Sie die Personalakte als Vertrauensperson einsehen

Wenn Sie von einer schwerbehinderten Kollegin oder einem Kollegen zur Einsichtnahme hinzugezogen werden, gelten natürlich die gleichen Pflichten wie sonst, wenn Sie als Schwerbehindertenvertretung als Vertrauensperson fungieren: Sie sind zur absoluten Verschwiegenheit über die Inhalte der Akte verpflichtet.

Eine Ausnahme gibt es dabei nur, wenn die betroffene Kollegin oder der betroffene Kollege Sie von der Verschwiegenheit entbindet.  Das kann dann vorkommen, wenn Sie im Sinne eines oder einer schwerbehinderte Beschäftigten mit Arbeitgeber, Betriebsarzt oder Ämtern sprechen sollen.

Tipp: Bevor Sie mit einer Kollegin oder einem Kollegen in die Personalakte schauen, sollten Sie sich deren Zustimmung, Sie als Vertrauensperson hinzuzuziehen und Ihnen ebenfalls Einblick in die Personalakte zu gewähren, schriftlich bestätigen lassen. So haben Sie schwarz auf weiß den Beweis, falls später diesbezüglich Nachfragen kommen. Am besten verwenden Sie dieses Musterschreiben:

Musterschreiben: Erlaubnis der Einsichtnahme

Ich bestätige, dass ich Frau/Herr … als Schwerbehindertenvertretung zur Einsichtnahme in

meine Personalakte hinzuziehe. Ich erlaube ihr/ihm ausdrücklich, am … mit mir Einsicht in meine Personalakte zu nehmen.

Über die erfahrenen Inhalte hat Frau/Herr … Stillschweigen zu bewahren. Inhalte dürfen nur nach meiner vorherigen separaten schriftlichen Einwilligung weitergegeben werden.

Ort, Datum …

Unterschrift

Wer sonst noch in die Personalakte schauen darf – und wer nicht

Naturgemäß darf die Personalabteilung die Personalakten aller Beschäftigen einsehen, aber natürlich nur so weit dies für ihre Arbeit erforderlich ist. Diese Erforderlichkeit ist gegeben, wenn die Inhalte zur Gehaltsabrechnung oder zur Wahrnehmung von Urlaubsansprüchen etc. benötigt werden. Und natürlich, wenn dies auf Wunsch der Beschäftigten geschieht.

Darüber hinaus haben Dritte keine Einsichtsrechte. Weder Ärzte, noch Rechtsanwälte oder Familie und Freunde dürfen die Personalakte einsehen. Und das nicht einmal, wenn der betroffene Mitarbeiter dies wünscht.

Kopieren ist erlaubt!

Aber: Zum Recht auf Einsicht in die Personalakte gehört auch, dass der Beschäftigte sich Notizen, Abschriften und vor allem auch Kopien auf eigene Kosten machen darf. Auch die Einsicht in digitale Personalakten und vor allem die Herausgabe von elektronischen Kopien sind erlaubt.

Einen Anspruch auf Herausgabe der Personalakte in gedruckter Form hat er jedoch nicht. Ihre Kolleginnen und Kollegen haben damit die Möglichkeit, die Kopie an einen Rechtsanwalt etc. weiterzugeben.

Das Recht auf Entfernung: Wann Unterlagen wieder aus der Personalakte entfernt werden müssen

Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn Inhalte der Personalakte schlichtweg falsch sind oder keinen beruflichen Bezug habe, haben die Betroffenen einen Anspruch auf Entfernung der Dokumente aus der Personalakte. Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, soweit sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, können sie also entfernen lassen.

Weiterhin können selbst zutreffende Inhalte nach einer gewissen Zeit entfernt werden. Vor den Arbeitsgerichten wird hierbei zumeist um die Entfernung einer Abmahnung gestritten. Denn nach einer Zeit ohne vergleichbares Fehlverhalten gibt es einen Anspruch auf Entfernung aus der Akte. Meisteins ist das nach 2 bis 2,5 Jahren der Fall, solange es sich nicht um eine schwere Verfehlung handelt.

Übersicht von A-Z: Diese Unterlagen gehören in die Personalakte

Abmahnungen

Arbeitsbescheinigungen

Arbeitsunfälle

Arbeitsvertrag, mit Änderungen und Nebenabreden

Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz

Betriebsratstätigkeit

Beurteilungen, Gesundheitszeugnisse

Bewerbungsunterlagen

Elternzeit

Fehlzeiten

Fortbildungsbescheinigungen

Gesundheitszeugnisse

Krankheitszeiten

Lebenslauf, Personalfragebogen

Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen

Personalgespräche

Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse

Schlussberichte von Disziplinarverfahren

Schriftverkehr mit dem Arbeitnehmer

Schwerbehinderungsunterlagen

Unterlagen über Wehr- und Zivildienst

Urlaubszeiten

Versicherungsunterlagen

Zeugnisse