Frage: Unsere Dienststellenleitung stellt gerade unsere Personalakten von Papier auf digital um. Das soll Erleichterungen bei der Personalarbeit bringen. In diesem Zusammenhang stellen wir uns nun die Frage, was von der Papier- in die Digitalakte übernommen werden soll. Als Personal haben wir bereits angeregt, dass alle Abmahnungen, die älter als sechs Monate sind, gar nicht mehr übernommen und in Zukunft jede Abmahnung nach einem halben Jahr gelöscht werden soll. Wir meinen, die Kollegin oder der Kollege hat sich dann lange genug „vertragstreu“ verhalten. Liegen wir als Personalrat mit dieser Meinung richtig?

Antwort: Jede Kollegin und jeder Kollege hat grundsätzlich bei einer berechtigt erfolgten Abmahnung nach einer bestimmten Zeit einen Anspruch auf deren Entfernung aus der Personalakte. Das ist dann der Fall, wenn das abgemahnte Fehlverhalten bereits so lange zurückliegt, dass sich darauf keine verhaltensbedingte Kündigung mehr stützen lässt, weil die Kollegin oder der Kollege sich seitdem pflichtbewusst verhalten hat und sich nichts mehr zu Schulden hat kommen lassen. Dieser Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte besteht nach Einschätzung der Gerichte nach Ablauf einer Zeit von zwei bis drei Jahren.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) erlaubt es dem Arbeitgeber oder Dienstherrn aber seit einiger Zeit, eine berechtigte Abmahnung auch länger in der Personalakte zu belassen. Und zwar dann, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung besteht und er zum Beispiel im Wiederholungsfall erneut abmahnen müsste, weil sich auf die Abmahnung – weil es zu lange her ist – keine verhaltensbedingte Kündigung mehr stützen lässt (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11).

Stand (06.01.2025)