Frage: Einer unserer Schwerbehinderten Kollegen hat im Zuge seiner Aufgaben in den letzten Monaten wichtige Kundenkontakte per E-Mail gepflegt. Leider ist er nun erkrankt und nicht erreichbar. Unser Arbeitgeber möchte aber dringend wissen, was mit dem Kunden vereinbart wurde bzw. wie der letzte Stand der Kommunikation ist.
Dazu will er den E-Mail-Account des erkrankten Kollegen einsehen, was technisch möglich wäre. Unser Datenschutzbeauftragter hat allerdings Bedenken geäußert, da wir auch private E-Mails einsehen könnten. Wie ist hier die Rechtslage? Darf der Arbeitgeber einfach den E-Mail-Account einsehen?
Antwort: Ihr Datenschutzbeauftragter hat zu Recht Zweifel. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang, ob das Versenden und Empfangen privater E-Mails über den dienstlichen Account in Ihrem Unternehmen erlaubt ist oder nicht. Im Einzelnen gilt:
- Ist die private Nutzung des E-Mail-Accounts grundsätzlich nicht erlaubt, kann man davon ausgehen, dass die Interessen des Arbeitgebers überwiegen. Denn ist es nicht erlaubt, Privates über den dienstlichen Account zu versenden oder zu empfangen, muss der Arbeitgeber oder Dienstherr auch nicht damit rechnen, dort private E-Mails zu finden.
- Anders sieht es aus, wenn die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt oder zumindest geduldet ist, so dass Kolleginnen und Kollegen den Eindruck gewinnen konnten, die private Nutzung sei erlaubt. Die Gerichte sehen es in einem solchen Fall kritisch, wenn der Account durchsucht wird.
- Wenn jedoch in irgendeiner Form eine Trennung zwischen privaten und dienstlichen E-Mails vorgenommen wurde, so dass die privaten E-Mails sofort erkennbar sind und nicht eingesehen werden können (z.B. durch getrennte Posteingänge), geht die herrschende Meinung davon aus, dass die dienstlichen E-Mails gelesen werden können.
Stand (30.04.2025)
